Cómo administrar con éxito.

Los directivos y gerentes están constantemente sometidos a presión, ya que deben de realizar las siguientes actividades:
- Control de los acontecimientos.
- Tomar decisiones e iniciativas.
- Deben satisfacer las sus organizaciones.
- Alcanzar las expectativas de sus clientes.
- Mirar por los intereses de sus colaboradores.

Todo ello teniendo en cuenta:
- Normas y reglamentos formales e informales.
- Que la manera de trabajar viene determinada por antecedentes y circunstancias que están fuera de su control.

Dentro de este marco, si queremos que nuestra gestión sea exitosa, deberemos mantener el equilibrio en lo que se refiere a los siguientes puntos:
- Diversión, por el puro placer de administrar.
- Resultados, tanto para la organización como personales.
- Capacidad de logro para alcanzar una posición donde se cuente con los recursos y relaciones necesarias para tener éxito.
- Orientación de las actividades de forma correcta para alcanzar las metas y objetivos.

Deberemos formularnos las siguientes preguntas:
¿Me divierto y disfruto con mi trabajo?
¿Obtengo resultados apropiados?
¿Me dirijo hacia una posición donde me divierta y obtenga resultados en el futuro?
¿Las actividades desarrolladas nos ayudarán a alcanzar las metas y objetivos?
¿Están equilibradas estas áreas?
¿Qué cambios debo hacer para mejorar este equilibrio?

Debemos procurar evaluar con regularidad dicho equilibrio, recurriendo a un amigo o asesor de confianza, centrándonos en el área que necesite una mayor atención.

Extraido del Libro "Cómo administrar con éxito" de Bill Scott y Sven Söderberg

Liderazgo y trabajo en equipo.

Definición de liderazgo.

Podemos definir liderazgo y trabajo en equipo como: “Trabajar con el equipo para alcanzar las metas personales y las de la organización”.

¿Que es lo que queremos todos los jefes?, pues que el personal haga su trabajo lo mejor posible, y a ser posible divirtiéndose.
Al jefe se le da obediencia y silencio, pero creatividad y entusiasmo son patrimonio de la motivación, y esto solo lo conseguiremos siendo un buen líder.

“El clima laboral del equipo es la madre de todos los impactos.”

El 70% de las personas que abandonan una empresa lo hacen por la mala relación con su jefe o con el entorno de trabajo y solamente el 30% restante lo hace por cuestiones económicas.

El líder debe mantener el equilibrio entre las tareas estrictamente técnicas y las relacionadas con el factor humano. Ambos tipos son fundamentales para dirigir un equipo de personas.


Cualidades de un líder.

Las principales cualidades de un líder son sus conocimientos y aptitudes. Los conocimientos se deben adquirir mediante el estudio y la preparación y las aptitudes pueden ser innatas a la persona, pero en caso de no ser así, también debemos aprenderlas.

Debemos tener los conocimientos técnicos e intelectuales necesarios en función del trabajo a realizar que nos permitan desempeñar el puesto de modo correcto, conociendo como hay que hacer las cosas.

Saber manejar las relaciones interpersonales, de tal forma que faciliten las relaciones con los miembros del equipo para conseguir que se haga el trabajo, pero cooperando, no obligando.

Un buen líder debe suscitar atención entre sus compañeros y sirve de referencia para la conducta del equipo, tiene una manera de estar, una presencia, al mismo tiempo que se interesa por las personas y por su situación laboral y personal.

El líder debe armonizar al equipo, limando asperezas, malentendidos y logrando unidad para una actividad eficaz.

Aptitudes Intelectuales, debe ser capaz de aprender y de transmitir ideas, con lo cual debe de tener facilidad de comunicación, utilizando los medios oportunos en cada momento.

Las aptitudes de relación son de lo más importante para la dirección de un equipo, hay que tener carisma, es decir, habilidad para influir o atraer a otras personas.

Debe tener capacidad de dialogo y persuasión. Saber ordenar sin acritud ni tensión, como algo natural, aunque debe ser capaz de mostrar autoridad cuando hace falta.

Ser flexible, abierto a opiniones contrarias y críticas. No depender de la aprobación de los demás para actuar.

No tener exceso de autoconfianza hace que no escuchemos otras opiniones, y debemos conocer nuestras limitaciones para así respetar nuestra velocidad máxima, con el fin de “no calentar el motor”.

Saber cuando hay que priorizar la reflexión antes que actuar por impulsos. No ser un directivo “turbo”, es decir, mucha acción y pocas ideas. Hay que reflexionar y estudiar detenidamente los pros y contras de cada acción.

Cuando nos emocionamos no podemos pensar, pero en cambio, la pasión estimula los pensamientos.

Debemos aprender de las críticas de los demás, por lo tanto tenemos que estar dispuestos a escuchar, y por supuesto “no matar al mensajero”.


Funciones del líder.

¿Cuales deben ser las funciones del líder?

Las principales son conseguir objetivos y resultados.

Debe conocer el entorno y la realidad de la empresa, tener una visión global del negocio, lo que es fundamental para tener una idea general de donde va a desarrollar su trabajo a fin de desarrollarlo de la manera que mejor convenga a la misma. Deberá desarrollar una estrategia de empresa de acuerdo a las necesidades de esta y adaptar los medios humanos y materiales a dicha estrategia.

Una de las principales funciones es la de tomar decisiones y ejecutarlas, para ello será necesario conocer la mayor información posible de la organización.

Conocer la organización en su conjunto. Como funciona, sus detalles.

Formación del equipo de trabajo, los equipos no surgen solos, hay que crearlos y saber dotarlos de un buen clima en el equipo.

Escoger bien a los colaboradores/empleados, aunque si bien esto es fundamental, muchas de las veces éstos nos vienen impuestos, en cuyo caso habrá que integrar en el grupo según sus características, y en el caso de que alguno de ellos nos vaya a incordiar más que a aportar, deberemos prescindir de ellos aún a costa de no recibir un sustituto.

Hay que saber impulsar al equipo aunque se reciban críticas, favoreciendo la creatividad.

Evitar la dispersión de voluntades, no podemos dejar que cada uno haga lo que mejor crea o más le guste, para ello hay que cohesionar al equipo, y limar enfrentamientos entre sus miembros, pues estos siempre aparecen.

Pactar con el empleado la calidad, cantidad y plazo para realizar un trabajo, negociar cualquier desviación y estudiar las causas.

Supervisar los plazos de ejecución, premiando o sancionando a nivel emocional más que material.

Hay que negociar, influir y persuadir más que mandar, consultando determinadas decisiones.

No actuar en caliente. Primero reflexionar y luego actuar.

Saber introducir cambios, cuando estos son necesarios con objeto de adaptarse a la realidad y saber aunar al equipo alrededor de los objetivos.

Debemos anunciar premios, cosa fácil y agradable, y también castigos, tema menos agradable y difícil, además de utilizarlos cuando sea apropiado, tanto los premios como las sanciones, en ambos casos de manera justa y objetiva.

Saber apoyar y premiar conductas positivas, dando información para valorar el propio trabajo.

Cuando hay problemas, imponer la serenidad y la reflexión, evitar culpabilizaciones y asumir las responsabilidades. Cuando van mal las cosas, hay que imponer serenidad y reflexión.

Interesarse por los empleados a nivel personal y ayudarles cuando sea posible. Recordar los nombres de todos, interesarse por todos.

Tener cierto distanciamiento afectivo con los empleados. No somos sus amigos, somos sus jefes y debemos ayudarlos para conseguir alcanzar los objetivos, por lo que en algunas ocasiones debemos poner a cada uno en su sitio, pero de forma cordial.

Representar al grupo frente a los directivos.

Cuidar las relaciones jerárquicas, proporcionar información a los jefes y demostrarles lealtad.

Podemos dividir las funciones del líder en dos grupos: funciones de gestión y de ejecución.

Las funciones de gestión son:
Planificar: Definición de objetivos (cualitativos y cuantitativos)
Organizar: Distribuir recursos a las actividades y tareas.
Dirigir: Impartir ordenes, estar pendiente del día a día.

Las funciones de ejecución son:
Hacer las cosas (control).
Obtener resultados (medir los resultados).
· Fijar metas.
· Solucionar problemas.
· Controlar y proporcionar reconocimiento.
· Comunicar: Proporcionar retroalimentación de la información.


Requerimientos para ejercer el liderazgo.

Aparte de las cualidades y funciones que debe realizar un líder, hay una serie de requerimientos personales que debe cumplir para ejercer de forma eficaz el liderazgo, estos son:

· Auto-confianza. Es decir confiar en uno mismo, pues de lo contrario quien va a confiar en nosotros si no lo hacemos nosotros mismos.

· Aceptar las propias limitaciones. Hay que ser consciente de lo que podemos y no podemos hacer, ya que sino nos comprometeremos con actividades y tareas que no podremos cumplir.

· Contener y aplazar la acción. Hay que pensar dos veces las cuestiones importantes antes de entrar en acción, con el fin de evitar sorpresas cuando nos hayamos comprometido formalmente.

· Racionalmente apasionado. Es decir, ni poco ni mucho, nos debe apasionar nuestro trabajo pero en su justa medida.

· Generoso en el fracaso. Si alguien fracasa o lo hace mal, habrá que estudiar que es lo que hemos hecho mal y dar una segunda oportunidad.


Reglas de Oro.

Motivar al personal, y no solo con dinero. Si no tendríamos que estar vigilando continuamente. Por ello debemos procurar que los empleados participen en la planificación y decisiones, debemos informarles todo lo posible y por supuesto, delegarles funciones, según sus habilidades y conocimientos.

No hacer. Hacer que otros hagan. Quiere decir que no debemos hacer el trabajo de los demás, debemos controlar y dirigir para que los demás hagan su trabajo.

Capacidad de relación. El saber manejar las relaciones con el resto de personas, tanto internas como internas, es fundamental para el buen funcionamiento de los equipos y la consecución de resultados, es decir “tener don de gentes”.

Sentido de la realidad. Hay que pensar y actuar con los pies en el suelo, no dejarnos llevar por nuestra imaginación.


Consideraciones sobre el mando.

A la hora de mandar, hay que tener en cuenta algunas cuestiones, como son:

No se puede mandar algo que no vaya a ser bien aceptado.

Utilizar procedimientos para dar órdenes (de palabra, por escrito, normas).

No dar excesivas familiaridades (ya se sabe del dicho de que das la mano y se toman el pie).

No elogiar o llamar la atención muchas veces a una persona en público. Llamar la atención casi siempre debe hacerse en privado.

Oír a todas las partes implicadas en un conflicto antes de tomar una decisión, ya que cada uno contará su propia versión.

Aceptar sugerencias, es decir saber escuchar.

Hacer participar al grupo en la toma de decisiones.

En las reuniones, debemos procurar que las personas participen en ellas, para lo cual podemos valernos de formular preguntas para conocer sus opiniones.

Tenemos que controlar las situaciones “difíciles”, y para ello deberemos dar “un golpe en la mesa” para evitar que una situación mala vaya a más.

Tener el voto de calidad en las reuniones o discusiones de grupo, así, cuando no hay una posición clara imponer la nuestra.

Importante para que un grupo funcione como un equipo es definir las reglas de juego, respetando siempre las reglas, no unas veces si y otras no, ya que entonces se pierde la credibilidad.


Resumen.

Las cualidades que no tengamos para liderar equipos debemos aprenderlas.

Cada uno que ponga en práctica las cualidades que no tenga.

Poner en práctica parte de lo aprendido, ya que todo será imposible llevarlo a la práctica al mismo tiempo.

“Saber sin hacer no es saber.”

Como lideres, debemos saber las funciones que debemos hacer, porque no tenemos que hacer nosotros las tareas de nuestros colaboradores, sino hacer que otros hagan.

Y por supuesto, debemos motivar al personal con todos los recursos a nuestro alcance, partiendo de la implicación, la comunicación y el reconocimiento.

Problemas y conflictos en el equipo.

Como jefe, seguro que sabe que, por experto que sea en el trato con personas difíciles, no es posible evitar los conflictos entre personas.

Los conflictos del equipo le conciernen aunque no forme parte de ellos. Es más, un problema así podría entorpecer el trabajo de todos y suponer una importante pérdida de tiempo.

Para prevenir posibles conflictos entre personas, se recomienda:
-Asegúrese de que todos realicen un trabajo que les resulte agradable y se ajuste a su formación.

-De un trato cordial a los empleados y hágales saber que pueden hablar contigo si tienen un problema.

-Compruebe que estén motivados.

-Procure que los miembros de su equipo conozcan el objetivo de su puesto y del conjunto del equipo.

-Si un miembro del equipo está estresado, haga lo posible para ayudarle a relajarse.

Pero si a pesar de todo se produce un conflicto, lo mejor es:
-Mantenga una conversación distendida e informal sobre el asunto con los empleados implicados; busque un momento en el que nadie tenga prisa.

-Deje claro desde el principio que su trabajo consiste en ayudar al equipo a cumplir sus objetivos con la mayor eficacia posible.

-Pregúnteles si le aceptan como mediador y defiende su convicción de que hablando llegarán a un entendimiento, pero pídales que se comprometan a aceptar su decisión en el caso de que no lleguen a un acuerdo.

-Intervenga lo menos posible en la conversación. A ser posible sólo para recordarles las reglas.

-No permita que la reunión termine sin que lleguen a un acuerdo.

Como reglas generales:
- Abordar el problema tan pronto como se haya producido.
- Ser concreto. No ir contra la persona, sino contra la actitud.
- Dejar responsable a la persona.
- Evitarlos o acomodarse no resuelve el problema.
- No forzar a que haya un perdedor ó un ganador.
- Comprometerse y colaborar, buscando consenso y compromiso.
- Buscar la solución “Yo gano, tú ganas”
- Analizar las causas y su explicación.
- Escuchar a las partes.
- Ver posibles soluciones y valorar las consecuencias de cada alternativa.
- Explicar decisiones ingratas, debemos ponernos en el lugar del otro.

Me gustaría que contarais alguna experiencia vuestra en relación a este tema, describiendo el problema, que soluciones adoptasteis y que resultados se obtuvieron.

Dirección de equipos de alto rendimiento.

Si lo que tenemos que hacer es dirigir a un equipo compuesto de empleados de alta capacidad, que son competentes y de fidelidad probada, la formula de “gestionar mandando” no sirve.

Lo primero que debemos hacer es comprobar si somos “buenos jefes”, porque si no lo somos, tendremos que aprender, ya que unos nacen y otros tenemos que aplicarnos.

Y ¿cómo saber si somos buenos jefes?

Comprobando si tenemos las siguientes cualidades

- Damos resultados y conseguimos objetivos.
- Nos enfocamos a la realización del trabajo.
- Se cumplen las metas definidas.
- Tenemos aptitudes: Intelectuales, de relación y técnicas.
- Tenemos cualidades técnicas, las que nos permiten desempeñar el puesto de modo correcto, conociendo como hay que hacer las cosas.
- Y cualidades conceptuales, aquellas que nos proporcionan una visión global del negocio.
- Y por último, las cualidades personales, que nos facilitan las relaciones con los miembros del equipo. Debemos mantener el equilibrio entre tareas técnicas y el factor humano.

Si ya las tenemos, muy bien, sino, tendremos que empezar a aprenderlas y ponerlas en práctica. Ya que, “saber sin hacer, es no saber”.

Ya tenemos el primer paso. El siguiente paso será que hacer con el equipo. Así pues, las funciones que tenemos que realizar en nuestra calidad de “Lider” y no de “jefe” del equipo son:
- Fijar metas y planificar las acciones
- Proporcionar retroalimentación de información.
- Organizar a las personas y procesos claves.
- Dirigir, dar instrucciones y órdenes.
- Solucionar problemas, tanto técnicos como de relación.
- Controlar y proporcionar reconocimiento.

Podemos hacer caso a las “reglas de oro” que algunos expertos recomiendan:
- No hacer, hacer que otros hagan.
- Delegar, informar y participar.
- Motivar al personal.
- Capacidad de relación.
- Sentido de la realidad.

Las reglas parecen buenas, pero ¿cómo motivamos al personal?

Las personas trabajamos más y mejor si tenemos factores que nos motivan, si se cuenta con nuestra opinión o si se dan las responsabilidades que somos capaces de aceptar o que deseamos, estaremos más motivados.

Así tenemos tareas que son más motivantes, como aquellas que no son rutinarias, las de mayor peso en las estrategias de la organización, las que disfrutan de mayor autonomía, las que requieran mayor aporte de ideas o decisiones, las que faciliten una mayor identificación con la tarea y las que faciliten un conocimiento de la importancia de la calidad en el trabajo.

Pero debemos tener en cuenta también los aspectos motivacionales como conocer las escala de valores de cada empleado, definir que se espera de él, que las metas propuestas sean alcanzables y medibles, que las tareas estén en línea con las expectativas del empleado, que el sistema de recompensa sea justo y equitativo, que el sistema retributivo este en función con el desempeño y que el sistema de recompensas este relacionado con su rendimiento.

Conoceremos a un equipo de alto rendimiento si esté tiene un objetivo definido, una buena relación y comunicación, una gran flexibilidad, se les da reconocimiento y aprecio y tienen una moral alta.

Con ello conseguimos la suma de múltiples experiencias, que el trabajo pueda dividirse entre todos sus miembros, que el grupo genere muchas ideas que a su vez crean otras nuevas y por tanto el grupo obtiene más información. El conocimiento de los problemas es mayor y la implicación produce más motivación.

Para terminar, mencionar algunas consideraciones importantes sobre el mando.
- No se puede mandar algo que no vaya a ser bien aceptado.
- Utilizar procedimientos para dar órdenes.
- No dar excesivas familiaridades.
- No elogiar o llamar la atención muchas veces a una persona en público.
- Oír a todas las partes implicadas en un conflicto antes de tomar una decisión.
- Aceptar sugerencias.
- Hacer participar al grupo en la toma de decisiones.
- Dar “un golpe en la mesa” para evitar que una situación mala vaya a más.
- Tener el voto de calidad en las discusiones de grupo.
- Crear el grupo y respetar sus reglas de juego.

Espero que algo de esto os sirva.
Hasta pronto.

Gestionar mandando.

La formación para la gestión de equipos de trabajo o la gestión de equipos de alto rendimiento, es un tema actual y que efectivamente da sus resultados, pero no hay que olvidar, y en algunas situaciones así debe hacerse, para gestionar hay que mandar.

Y mandar y bien, también hay que saber, porque tampoco es fácil. Todos queremos ser jefes para mandar y que no nos manden, pero ¿quien es el que no tiene jefe?
Cuando llegamos a jefes, nos damos cuenta que lo mejor es no ser jefe, excepto por el sueldo, ya que lo más cómodo es que te digan que tienes que hacer y como.

Pero vamos al grano, como gestionar mandando, lo que significa que debemos dar instrucciones y ordenes y asegurarnos que se cumplirán en el momento adecuado, normalmente de inmediato.

Para ello, las órdenes deben cumplir cuatro requisitos:

1.- No exigir tonterías ni dar instrucciones viciadas.
2.- Un cierto carácter al dar la orden para que no duelan prendas en decir lo que se quiere y que hay que hacer.
3.- Las órdenes e instrucciones deben cumplirse sin medias tintas.
4.- Mandar funciona bien en las urgencias y en las crisis, cuando no hay tiempo para debates ni asambleas.

Como decía Unamuno: “Las juntas, las comisiones, los comités y las asambleas son como las putas, que joden mucho, conciben poco y no paren nada”

Una cuestión y de las más importantes, es comunicar lo que hay que hacer de forma que no haya malos entendidos, para lo cual es comprobar con la retroalimentación de lo que ha entendido la persona a la que hemos encargado el trabajo.

Los empleados deben conocer cuales serán las consecuencias que les puede acarrear el no cumplimiento de las ordenes.

Si se es un poco blandengue, y se prefiere contentar a todos para evitar conflictos a riesgo de no alcanzar los objetivos, mal vamos.

Alguien dijo: “No conozco el secreto del éxito, pero el secreto del fracaso es querer contentar a todo el mundo”.

Todo esto puede parecer o no una forma muy eficiente de hacer las cosas, pero no parece la mejor solución para empleados de alta capacidad, que son muy competentes y de fidelidad probada.

Para este tipo de empleados, deberemos utilizar la teoría de dirección de Equipos de Alto Rendimiento (EAR), la cual iremos viendo en artículos siguientes.

Para no cansaros, lo dejamos aquí de momento.

Mensaje de bienvenida.

Nos gustaría que nos cuentes tus experiencias en la dirección de equipos, gestión de proyectos y dirección en general.

Experiencias, tanto de éxitos como de problemas sufridos, que permitan a quien los lea aprender de los demás y puedan comparar con sus propias experiencias, todo con el fin de mejorar en la difícil tarea de dirigir.

Gracias anticipadas por vuestra colaboración.